Eine ganzheitliche Organisationsentwicklung ist jedoch als Kernaufgabe und Stellenbeschreibung nicht vorgesehen. Querschnittfunktionen fehlen nicht selten. Die wichtigen und verantwortungsvollen Aufgaben müssen sozusagen nebenbei geleistet werden. Zudem verlangt das Vergaberecht einen formalen Ablauf, der frühe Gespräche erschwert. Wer diese Besonderheiten kennt, begleitet Projekte als Partner, der die Aufgabe versteht, und unterstützt so Entscheider in einer frühen Phase.
Verwaltungsgebäude planen und bauen:
Methoden schaffen tragfähige Grundlagen
Was soll eigentlich erreicht werden? Diese Frage klingt banal und doch ist die Klärung für den Erfolg des Projekts unverzichtbar. Gemeinsam mit unseren Kunden und Kundinnen definieren wir in der Phase NULL® Ziele, führen Erwartungen zusammen, priorisieren und legen Grundlagen für Entscheidungen. Im Mittelpunkt steht dabei nicht das Gebäude, sondern die Organisation. Erst wenn Prozesse, Zusammenarbeit, Flächenbedarf und Zukunftsanforderungen verstanden sind, entsteht ein belastbares Bild für die bauliche Lösung.
Hoher Aufwand? Ganz und gar nicht. Die Arbeit in dieser Phase ist bestens investiert, weil die Grundlagen hier gelegt werden. Auf das Gesamtprojekt bezogen spart dies viel Zeit und nicht zuletzt Kosten. Zudem wird Verbindlichkeit geschaffen und verhindert, dass während der Unklarheiten beseitigt werden müssen. Das Ergebnis ist also mehr als ein Masterplan: eine geteilte Klarheit und damit eine solide Basis für ein Bauprojekt.
Kostensicherheit
von Anfang an
Mehrkosten in öffentlichen Bauprojekten entstehen in der Ausführung dann, wenn vor Beginn Themen, Vorstellungen oder Voraussetzungen nicht geklärt, nicht gedacht oder nicht ausgeschrieben wurden. Je ganzheitlicher Verwaltungsgebäude geplant sind, desto weniger teure Überraschungen gibt es in der Bauphase. Mit Building Information Modeling (BIM), Lean Construction (LEAN) und transparenten Kalkulationsmodellen macht Vollack Kostenentwicklungen früh sichtbar. Methoden wie Design-to-Cost und Target Value Design halten das Projekt konsequent im Budget. Eine systematische Liegenschaftsanalyse schafft Überblick über den baulichen Zustand, die energetische Qualität und die wirtschaftlichen Perspektiven des Gebäudebestands. Auf dieser Grundlage entsteht eine Priorisierung, die vor Gremien und Aufsichtsbehörden Bestand hat. Und gerade die Kostensicherheit wird nicht erst hergestellt durch das Controlling während der Bauphase, sondern bereits durch die Qualität der Entscheidungen zu Beginn eines Projekts.
Landratsamt Kehl: Klimaschutz als Maßstab
Ein wegweisendes Projekt für die Region und den Klimaschutz ist mit dem Landratsamt für den Ortenaukreis in Kehl entstanden. Der Neubau kommt vollständig ohne fossile Energieträger aus und setzt zu 100 Prozent auf grüne Versorgung – unter anderem durch Geothermie, Wärmepumpen und Photovoltaik. Konzipiert als KfW-Effizienzhaus 40 und mit angestrebter DGNB-Zertifizierung unterstreicht das Gebäude den Anspruch an nachhaltige Lösungen. Der Landkreis stand vor der Aufgabe, mehrere Dienststellen an einem Ort zusammenzuführen. Das neue Gebäude beheimatet heute das Jobcenter, das Sozialamt und weitere Dienststellen unter einem Dach. Neben dem nachhaltigen Energiekonzept punktet das Gebäude mit effizienter Flächennutzung bei hoher Flexibilität. Vollack erhielt in einem europaweiten Wettbewerb den Zuschlag und realisierte das Projekt schlüsselfertig in nur eineinhalb Jahren Bauzeit – schneller als vertraglich vereinbart.
Stadtwerke Schkeuditz: Eine zentrale Anlaufstelle
Büro-, Verwaltungsgebäude und Kundenzentrum miteinander zu verbinden und auf dem Betriebsgelände einen zentralen Anlaufpunkt für Mitarbeitende sowie Kundinnen und Kunden zu schaffen – vor dieser Aufgabe standen die Stadtwerke Schkeuditz, nahe Leipzig. Auf rund 2.200 Quadratmetern entstanden moderne und kommunikative Büroarbeitswelten, Besprechungs- und Sozialräume, das neue Kundenzentrum sowie eine Cafeteria mit Außenterrasse. Besonders wichtig war den Stadtwerken eine effiziente Energieversorgung. Das Gebäude erfüllt den KfW-Energiestandard 55 und benötigt damit nur 55 Prozent der Energie eines konventionellen Neubaus.
Fazit: Verstehen der Erfordernisse stellt Weichen
Ein Verwaltungsgebäude planen und bauen oder revitalisieren, das bedeutet weit mehr als die Realisierung eines Bauprojekts. Es bedeutet, die strategischen Voraussetzungen für effiziente Verwaltungsprozesse, attraktive Arbeitswelten und eine zukunftsfähige Organisation zu schaffen. Es bedeutet auch, Verantwortung für Jahrzehnte zu übernehmen. Die wichtigsten Entscheidungen sind untrennbar verbunden mit der Klärung von Zielen, dem Verständnis der Organisation und der ehrlichen Auseinandersetzung der Frage, was wirklich gebraucht wird. Das Gebäude ist das Ergebnis – sichtbarer Ausdruck einer Verwaltung, die weiß, wer sie ist und wie sie arbeiten will. Vollack begleitet öffentliche Auftraggeber als verlässlicher Partner, der zuhört, klärt und umsetzt. Von der Phase NULL® bis zur schlüsselfertigen Übergabe entstehen nachhaltige, energieeffiziente Gebäude, die Mitarbeitende sowie Bürgerinnen und Bürger gleichermaßen tragen.
Welche Haltung und welches strategische Vorgehen den Unterschied machen, beschreibt das Vollack Whitepaper zum Thema Verwaltungsgebäude planen ausführlich – als Gesprächsangebot für Verantwortliche, die heute die Weichen für morgen stellen. Jetzt auf der Themenseite für Öffentliche Auftraggeber kostenfrei anfordern und mit unseren Ansprechpartnern in den Austausch gehen.
Häufig gestellte Fragen
Die wichtigste Vorarbeit liegt in der Klärung: Was soll das neue Gebäude leisten? Wer Ziele definiert, bevor er Aufgaben vergibt, spart in jeder späteren Phase Zeit und Geld.
Alle Themen rund um die Vergabe beeinflussen nicht zuletzt die weitere Planung und Umsetzung. Eine sehr frühzeitige Erörterung sämtlicher Belange und die fachliche Unterstützung dahingehend können den Projekterfolg maßgeblich beeinflussen.
Mehrkosten in öffentlichen Bauprojekten entstehen oft dann, wenn zu Beginn nicht ausreichend in die Zukunft gedacht wurde, Themen nicht geklärt und entsprechend nicht berücksichtigt wurden. Je ganzheitlicher die Aufgabenstellung von Beginn an betrachtet wird, desto geringer wird das Risiko für Überraschungen oder gar Nachträge. BIM, Lean Construction, transparente Kalkulationsmodelle sowie Methoden wie Design-to-Cost machen mögliche Kostenentwicklungen früh sichtbar und halten das Projekt im definierten Budget.
Die Einbindung der Mitarbeitenden ist ein wichtiger Schritt – wie sollte er zielführend vollzogen werden? Wen gilt es ansonsten zu beteiligen: Bürgerinnen und Bürger bzw. die Öffentlichkeit, möglicherweise die Medien? Institutionen oder Behörden, mit denen Schnittmengen zu bilden sind, um die kollegiale Zusammenarbeit bzw. die entsprechenden Prozesse auch baulich zu stützen oder zu verbessern? Die IT-Abteilung zur Berücksichtigung aller Notwendigkeiten im Rahmen der weiteren Digitalisierung?
Ansprechpartner
Kambiz Hajizadeh-ZakerPartner
Vollack Köln / Wesseling
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